Prazos de guarda de documentos trabalhistas
As empresas precisam manter seus arquivos de documentos em boa ordem e em locais adequados. Livros, guias, declarações e documentos precisam ser guardados, conforme os prazos da tabela abaixo, para atender à legislação trabalhista.
Contudo, quando os documentos estiverem vinculados a processos ainda pendentes de julgamentos, as empresas devem manter tais documentos arquivados até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após o prazo prescricional.
Prazos de guarda/arquivo:
2 anos: Pedido de Demissão, Aviso Prévio e Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.
3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
5 anos: Atestado Médico; Acordo de Compensação de Horas; Acordo de Prorrogação de Horas; Cartões, Fichas ou Livros Ponto; Comunicação de Dispensa; Termo de Responsabilidade do Imposto de Renda; Eleições da CIPA; Guias de Recolhimento e Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa; Mapa Anual de Acidente do Trabalho; Recibo de Adiantamento e Pagamento de Salários; Solicitação da 1ª Parcela, Recibo de Adiantamento e Pagamento do 13º Salário; Solicitação do Abono, Recibo do Abono e do Pagamento de Férias; Vale Transporte; Cópia do Arquivo Magnético e Recibo de Entrega da RAIS.
10 anos: Folha de Pagamento; Recibo e Ficha de Salário Família; Guias de Recolhimento do INSS, Salário Educação, PIS/PASEP; Atestado Médico relativo a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade.
20 anos: Exames Médicos Admissional, Periódico, de Retorno ao Trabalho, Mudança de Função e Demissional; Avaliação Clínica e Exames Complementares.
30 anos: Documentos relativos ao FGTS.
Prazo indeterminado: Contrato de Trabalho; Livros ou Fichas de Registro de Empregados; Livros de Inspeção do Trabalho; Livros de Atas da CIPA e RAIS.
